Accès aux espaces personnels en ligne
L’accès aux espaces personnels en ligne du Client (espaces fiscaux, sociaux, administratifs ou autres plateformes nécessaires à la mission) peut être réalisé exclusivement :
- sur autorisation expresse et préalable du Client ;
- dans le cadre strict de la Lettre de Mission signée ;
- pour les seules finalités définies contractuellement.
Le Client demeure seul titulaire et responsable de ses identifiants et mots de passe.
Le Cabinet n’effectue aucune opération de disposition, de souscription, d’arbitrage ou de modification contractuelle sur les comptes ou contrats du Client.
Lorsque l’accès aux informations est nécessaire, le Cabinet privilégie systématiquement les dispositifs officiels de délégation ou de représentation proposés par les administrations et organismes concernés.
La transmission d’identifiants personnels n’est envisagée qu’en l’absence de solution alternative sécurisée et demeure limitée à la stricte exécution de la mission.
Les identifiants éventuellement communiqués ne sont ni conservés en clair, ni archivés au-delà de la durée strictement nécessaire à l’intervention. Ils sont supprimés à l’issue de la mission.
Le Cabinet recommande au Client de procéder à la modification de ses mots de passe à la fin de la mission.
Mesures de sécurité mises en œuvre
Compte tenu de la nature sensible des données traitées (données patrimoniales, fiscales et accès administratifs), le Cabinet met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, notamment :
- protection antivirus professionnelle des postes informatiques ;
- utilisation d’un gestionnaire sécurisé de mots de passe ;
- authentification renforcée (double facteur lorsque disponible) - 2FA ;
- accès restreint aux données ;
- sauvegardes sécurisées ;
- mise à jour régulière des systèmes et logiciels ;
- Suppression des identifiants à l’issue du mandat.
Les accès aux outils informatiques sont protégés par authentification sécurisée et les données professionnelles sont stockées dans des environnements sécurisés.
Ces mesures sont proportionnées aux risques identifiés et font l’objet d’une vigilance constante.
Traçabilité & journalisation des accès
Afin de garantir la maîtrise des accès aux données sensibles, le Cabinet met en œuvre les mesures suivantes :
Journalisation des accès sensibles
Les accès aux dossiers clients, aux espaces administratifs en ligne et aux outils professionnels font l’objet d’une traçabilité technique lorsque les solutions utilisées le permettent (CRM, plateformes fiscales, outils sécurisés).Les connexions, actions significatives et modifications de données sont enregistrées et consultables en cas de nécessité (audit interne ou incident de sécurité).
Traçabilité des interventions sur dossiers
Chaque dossier client fait l’objet d’un suivi documenté précisant :
- date d’intervention ;
- nature des actions réalisées ;
- finalité de l’intervention :
- échanges significatifs.
Cette organisation permet de démontrer :
- la proportionnalité des accès ;
- la légitimité des consultations ;
- la conformité aux missions contractuelles.
Localisation & hébergement des données
Hébergement des données
Les données professionnelles sont hébergées :
- soit sur des infrastructures situées au sein de l’Union Européenne ;
- soit auprès de prestataires offrant des garanties de conformité au RGPD.
Le Cabinet privilégie des solutions présentant :
- localisation des serveurs en UE ;
- clauses contractuelles conformes au RGPD ;
- engagements de sécurité formalisés.
Prestataires techniques
Les outils numériques utilisés (CRM, facturation, stockage, messagerie, sauvegarde) sont sélectionnés sur la base de :
- leur conformité réglementaire ;
- leur niveau de sécurité ;
- leur réputation professionnelle.
En cas de transfert hors Union Européenne, des garanties appropriées sont exigées conformément au Règlement (UE) 2016/679.
Prestations techniques
Le Cabinet peut recourir à des prestataires techniques pour l’hébergement du site internet, la gestion de la messagerie professionnelle et la gestion administrative de la relation client.
Ces prestataires agissent exclusivement sur instruction du Cabinet et dans le respect des obligations de confidentialité et de sécurité.
Prestataires utilisés :
- Webflow Inc. – hébergement du site internet
- Google LLC – messagerie professionnelle (Google Workspace)
- Axonaut – gestion administrative et relation client
Plan de continuité d’activité (PCA)
Le Cabinet a mis en place un dispositif de continuité visant à assurer la disponibilité des données et la poursuite des missions en cas d’incident.
Panne matérielle
En cas de défaillance d’un poste informatique :
- les données sont restaurables via les sauvegardes sécurisées ;
- un équipement de remplacement peut être déployé rapidement ;
- les accès sont révoqués sur l’ancien matériel.
Perte ou vol d’équipement
En cas de perte ou vol d’ordinateur :
- les accès sont immédiatement désactivés ;
- les mots de passe sont modifiés ;
- une analyse de risque est réalisée.
Notification à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés si nécessaire
Indisponibilité prolongée
En cas d’indisponibilité temporaire :
- les sauvegardes permettent la restauration rapide des données ;
- les outils dématérialisés garantissent un accès sécurisé à distance ;
- les clients sont informés en cas d’impact significatif sur la mission ;
- le dispositif de continuité fait l’objet d’une vigilance régulière.
